Cómo consultar los años anteriores del colegio

EduColombia no borra la información de los años anteriores. Cada año queda guardado en su propia carpeta y se puede abrir cuando se necesite: para reimprimir un boletín, sacar un certificado o revisar cómo le fue a un salón. Es el archivo histórico del colegio, dentro del mismo sistema.

Antes de empezar

• Sepa qué año necesita. Las carpetas están arriba de la lista de alumnos.
• Recuerde que al abrir un año anterior todo el sistema cambia a ese año: listados, salones, boletines y reportes.
• Al terminar, vuelva al año actual para no seguir trabajando en el histórico.

Paso 1 — Abra la carpeta del año

En la imagen:

• 1) Una carpeta de año: 2012, 2013, 2014… Haga clic en la que necesita.
• 2) Año Actual: lo devuelve al año en que está trabajando el colegio.

Acción: entre por Alumnos, ubique la fila de carpetas arriba del listado y haga clic en el año. El sistema cambia de año sin pedir confirmación: fíjese en el aviso que aparece.

Paso 2 — Confirme que está en el histórico

En la imagen: 1) el aviso Archivo Historico del Año 2012. Siempre que aparezca, todo lo que haga será sobre ese año.

Desde ese momento puede entrar a Salones y usar el combo de reportes de cada salón con los datos de ese año: boletines de los cuatro períodos, informe final, certificado, rendimiento, fallas, consolidados, observador y listas.

Paso 3 — Imprima lo que necesita

En la imagen: 1) el boletín generado desde el año anterior, con las notas que el alumno tuvo en ese año y no con las actuales.

El procedimiento es el mismo del año en curso: Salones → combo de reportes → Ver → imprimir. La diferencia es el año que está abierto.

Qué se puede hacer en un año anterior

Uso del histórico

Se puede	No se debe
Imprimir boletines e informes finales.	Calificar o corregir notas sin autorización de coordinación.
Sacar certificados y paz y salvo.	Matricular alumnos nuevos en ese año.
Revisar rendimiento, fallas y consolidados.	Crear salones o cambiar el pénsum de ese año.
Consultar el observador y las listas.	Promover alumnos: la promoción es del año que cierra.

Al cerrar sesión, todo vuelve al año actual

El año histórico es un modo de trabajo temporal: dura lo que dura la sesión. Al cerrar sesión, el sistema vuelve al año actual y el siguiente usuario que entre empieza allí. Por eso no hay que «devolver» el sistema al año en curso: basta con salir.

Resultado

El colegio resuelve en minutos un certificado de hace cinco años, sin buscar carpetas ni pedirle el favor a quien ya no trabaja allí. El histórico es la memoria del colegio y se conserva completo.

Errores comunes

• Creer que está en el año actual: si no ve el aviso de archivo histórico, revise el año antes de imprimir. Un boletín del año equivocado es un documento inválido.
• Confundir el año de trabajo: mientras la sesión esté abierta, el sistema sigue en el año histórico. Al cerrar sesión el trabajo en ese año termina y el siguiente ingreso empieza siempre en el año actual. Si va a seguir trabajando, vuelva con Año Actual.
• Buscar un alumno que ya salió: en el año actual no aparece; está en el año en que estuvo matriculado.
• Pedir que «restauren» un año: no hay nada que restaurar. Nunca se borró.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos años se conservan?

Todos los que el colegio haya trabajado en la plataforma. Las carpetas aparecen desde el primer año registrado.

¿Puedo corregir una nota de un año cerrado?

Se puede editar, pero un año cerrado es un documento histórico: cualquier cambio debe autorizarlo coordinación y quedar registrado.

¿El colegio puede ver los años de otro colegio?

No. El sistema es multicolegio: cada colegio tiene sus propios años, alumnos y reportes, y no ve los de otro.

¿Los reportes de coordinación también funcionan en el histórico?

Sí, si abre el año desde las carpetas. Los reportes toman el año que esté activo en ese momento.

Manual completo: el índice con todas las guías está en Manual de EduColombia.