Cómo crear el histórico del año

El histórico es el cierre de un año lectivo: guarda una copia de ese año para consultarla después, cuando el colegio ya pasó al año siguiente. Se hace una vez al año, al final, y no reemplaza los respaldos del colegio.

Antes de empezar

• El año debe estar completamente calificado y con los boletines entregados.
• Confirme con soporte la primera vez que lo haga: es una operación de cierre.
• Tenga el identificador del colegio y el año que va a cerrar.

Paso 1 — Abra el formulario

En la imagen:

• 1) Identificador de Colegio: el nombre corto con el que el sistema identifica al colegio.
• 2) Año: el año que se va a cerrar.
• 3) Tipo de Cierre: CIERRE FINAL DE AÑO o CIERRE SEMESTRAL.
• 4) Crear Historico: ejecuta el cierre.

Acción: complete los tres datos y haga clic en Crear Historico. Use CIERRE FINAL DE AÑO cuando termina el año completo; el cierre semestral se usa solo si el colegio trabaja por semestres.

Resultado

El año queda archivado y disponible para consulta desde las carpetas de años anteriores. El colegio puede pasar al año nuevo con la tranquilidad de que las notas y los boletines del año cerrado se conservan.

Errores comunes

• Crear el histórico con notas pendientes: el cierre se hace cuando ya no falta calificar nada.
• Elegir el año equivocado: revise el año en el formulario antes de ejecutar; el cierre no se deshace con un clic.
• Confundir histórico con respaldo: el histórico archiva el año dentro del sistema; el respaldo del colegio es otra cosa y sigue siendo necesario.
• Hacerlo antes de imprimir los boletines: imprima y entregue primero; el histórico no reemplaza la entrega.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo se hace el cierre?

Al terminar el año, después de calificar el último período y de entregar los boletines, y antes de empezar a matricular el año nuevo.

¿Se pierden los datos del año?

No: el histórico los conserva para consulta. Aun así, hágalo con acompañamiento de soporte la primera vez.

¿Puedo consultar un año cerrado?

Sí, desde las carpetas de años anteriores en Alumnos y Salones. El año cerrado se consulta, no se modifica.

Manual completo: el índice con todas las guías está en Manual de EduColombia.