Cómo entregar los boletines y enviarlos por correo

Entregar el boletín no es solo imprimirlo: hay que dejar constancia de que la familia lo recibió y, cuando no puede venir, enviarlo al correo del acudiente. El sistema resuelve las dos cosas con dos listas distintas.

Antes de empezar

• Los boletines del período deben estar generados.
• Los acudientes deben tener correo registrado en la ficha del alumno.
• Tenga la fecha de entrega definida.

Paso 1 — El control de entrega

En la imagen: 1) el CONTROL ENTREGA BOLETINES, con la fecha, el número, el nombre del alumno y el espacio de firma, y al pie la firma del director de grado y de coordinación.

Acción: en Salones, elija Entrega Boletines en el combo de reportes. Imprima una hoja por salón y hágalas firmar en la entrega.

Paso 2 — El envío por correo

En la imagen: 1) la tabla con el alumno, el tipo de acudiente (principal o secundario) y su correo.

Los alumnos que aparecen con ERROR / No Correos no tienen correo en la ficha: corríjalos antes de enviar. Abajo, el sistema avisa que debe esperar 5 minutos entre envíos y muestra la hora del último. Esa pausa evita que el servidor de correo tome el envío como spam.

Acción: elija Boletines X Email en el combo del salón y confirme el envío.

Resultado

El colegio queda con la constancia firmada de las entregas presenciales y con el envío registrado a los correos. Las familias que no pudieron asistir reciben el boletín sin esperar otra reunión.

Errores comunes

• Enviar sin revisar los ERROR: esos alumnos no reciben nada. Corrija el correo en la ficha del acudiente.
• Reenviar de inmediato: el sistema pide 5 minutos entre envíos; si insiste, el correo puede rechazarse.
• Perder la hoja firmada: es la prueba de la entrega. Archívela con el boletín del período.
• Enviar el boletín de otro período: el envío usa el boletín generado; confirme el período antes.

Preguntas frecuentes

¿A qué correo se envía?

Al del acudiente principal y, si no tiene, al secundario. La tabla lo indica antes de enviar.

¿Se puede enviar a un solo alumno?

El envío es por salón. Para un caso puntual, imprima el boletín y entréguelo en físico.

¿El envío queda registrado?

Queda la marca del último envío y la bitácora del servidor de correo. Guarde también la lista impresa como soporte.

Manual completo: el índice con todas las guías está en Manual de EduColombia.