Cómo configurar los archivos adjuntos de matrícula

Los archivos adjuntos son los documentos que el colegio pide a las familias: documento de identidad, registro civil, carnet de salud, certificado de estudios, firma del acudiente. Se configuran una vez y quedan disponibles para que se suban durante la matrícula o la prematrícula.

Antes de empezar

• Tenga la lista de documentos que el colegio exige, con su nombre y su descripción.
• Decida cuáles son obligatorios y cuáles opcionales.
• Entre con un usuario SECRETARIA o con permisos de configuración.

Paso 1 — Abra la configuración

En la imagen:

• 1) Crear Nuevo Adjunto.
• 2) La tabla con el ID, el TÍTULO, la DESCRIPCIÓN, si es requerido (REQ) y los botones para editar o borrar.

Acción: en Alumnos, abra Archivos Adjuntos y haga clic en Crear Nuevo Adjunto.

Paso 2 — Defina el documento

En la imagen:

• 1) Nombre del documento adjunto: como lo verá la familia. Por ejemplo, «Documento de identidad del alumno».
• 2) Descripción del documento: una instrucción corta, por ejemplo «Suba una imagen o un PDF legible».
• 3) Tipo Documento: a quién corresponde. En el ejemplo, alumno.
• 4) Documento Requerido: NO Requerido u obligatorio.
• 5) Guardar.

Acción: escriba el nombre y la descripción, elija el tipo y si es requerido, y guarde. Repita el proceso con cada documento de la lista.

Resultado

Cada documento queda en la tabla y aparece en el formulario de matrícula y de prematrícula, para que la familia lo suba o la secretaría lo cargue. Los documentos marcados como requeridos se pueden exigir antes de completar el registro.

Errores comunes

• Marcar todo como requerido: si la familia no tiene un documento, no puede terminar la matrícula. Marque solo lo indispensable.
• Nombres ambiguos: «Documento 1» no le dice nada a la familia. Use el nombre real del documento.
• Documentos duplicados: antes de crear, revise la tabla; si ya existe, edítelo.
• No avisar a las familias: al cambiar los documentos exigidos, comunique el cambio antes de abrir la prematrícula.

Preguntas frecuentes

¿Quién sube los archivos?

La familia, desde la prematrícula o la matrícula en línea, o la secretaría si recibe el documento en papel.

¿Puedo cambiar un documento después de abrir la matrícula?

Sí, con el botón de edición de la tabla. El cambio aplica a las matrículas que se hagan desde ese momento.

¿Los archivos se guardan en el sistema?

Sí, quedan asociados al alumno y la secretaría puede consultarlos desde su ficha.

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